Tagcloud

Root cause analyse niet je ding?

Geschreven door: gertjan oude vrielink

Als er iets is dat de afgelopen jaren de nodige aandacht heeft gekregen in de agile gemeenschap, dan is het wel ‘root cause’ analyse. In Scrum leert het team elke sprint te evalueren om binnen de grenzen van het scrum raamwerk, aanpassingen te vinden die de komende sprints effectiever en plezieriger maken.  Knelpunten dienen zich daarbij vaak moeiteloos aan en het team bedenkt hier oplossingen voor. Toch dweilen we vaak onbewust met de kraan open. We zijn bezig met symptoombestrijding in plaats van op zoek te gaan naar de brón van het probleem.Visgraaddiagrammen, de ‘5 why’s’ en ‘root cause analyse’ zijn effectieve middelen die al in vele artikelen beschreven zijn.

In essentie: door het blijven stellen van de waarom-vraag kan de diepliggende grondoorzaak van een probleem gevonden en opgelost worden. Een visgraatdiagram is daarbij een handig middel om oorzaken achter problemen op heldere wijze te visualiseren en vast te leggen. De kop van de vis is het probleem en de zijgraten zijn de oorzaken. Maar wat maakt nu dat niet elke Scrum Master of Scrum team ‘root cause’ analyse goed onder de knie krijgt en dit middel verder onbenut laat?

Problemen waar we tegen aanlopen:

  • De juiste mensen zijn niet aanwezig, waardoor de analyse achterkamertjeswerk  wordt. Je mist niet alleen andere invalshoeken, ook wordt de analyse niet als gevolg breder gedragen.
  • Men heeft moeite de analyse goed te structureren en de verschillende denkstromen van deelnemers in goede banen te leiden.
  • Soms hebben deelnemers geen belang bij het vinden van de echte oorzaak. Of ontbreken deelnemers om die reden!
  • Mensen hebben soms moeite hun denkwerk te visualiseren in een visgraadmodel.
  • Vaak lijkt een oorzaak voor de hand te liggen, terwijl men niet bewust is van een fundamenteler, achterliggend probleem. Het ligt voor betrokkenen dan niet voor de hand om verder te zoeken.
  • Uiteraard blijft de 80/20 regel van belang, maar soms is er sprake van gemakzucht en stoppen ze al te snel met de analyse. “Joh, we proberen dit wel en kijken wel even hoe het loopt”.
  • We zijn erg geneigd te denken dat er één enkele oorzaak is voor een probleem. We gaan op zoek gaan naar die ene ‘oer oorzaak’ en veronachtzamen andere. Meerdere oorzaken kunnen samen het probleem vormen.
  • ‘Analysis paralysis’. Door te veel te analyseren wordt root cause analyse als een tijdrovend middel bestempeld. “Perfectie is de vijand van goed genoeg.”

Enkele tips om root cause analyse effectiever aan te pakken:

  • Ga niet aan de slag met een generiek of abstract probleem, maar focus op iets concreets. Bijvoorbeeld een incident. Dit helpt alles in een concreet perspectief te houden.
  • Zorg voor voldoende diversiteit (disciplines) in de groep waarmee je een root cause analyseert. En zorg dat de mensen die geraakt worden of bijdragen aan het probleem aanwezig zijn.
  • Vermijd ‘zwartepieten’-gedrag tijden de sessie.
  • Betrek voldoende mensen bij de analyse. Dit geeft ze een verantwoordelijkheidsgevoel. Bovendien is de weerstand tegen verandering als gevolg van de analyse kleiner.
  • Ultiem gezien heeft elk probleem een oorzaak die buiten direct bereik ligt. (Bijvoorbeeld een klant die niet mee werkt? Een manager die te kort schiet?). Gebruik dit niet als excuus om geen actie te ondernemen! Zorg dat je mensen betrekt die een bijdrage in de oplossing kunnen leveren (bijvoorbeeld projectmanager?) en ga intussen verder met oplossingen die binnen bereik liggen.
  • Faciliteer en structureer het proces:
    1. Elke persoon schrijft ideeën op, bijvoorbeeld op Post-it papiertjes. Op elk papiertje één oorzaak. Het is belangrijk deze papiertjes gelijk te delen op tafel.
    2. Groeperen/clusteren van gerelateerde oorzaken en deze een naam geven.
    3. Teken een visgraatdiagram met het probleem en de clusternamen als ‘graten’.
    4. ‘5 whys’ aanpak toepassen op elk cluster of sub-element in een cluster, dat de moeite waard is.
    5. Zorg dat je focus houdt door samen elk clusters afwerkt.
    6. Werk het visgraatdiagram verder uit.
    7. Omcirkel eén of meerdere grondoorzaken.

 

Als deze exercitie geen pijn doet, dan doe je iets fout! Mensen gebruiken vaak humor om dingen te verbloemen of de discussie in een andere richting te krijgen. Cynische of humoristische opmerkingen zijn vaak een signaal dat je in de juiste richting zit!

 Wil je op de hoogte gehouden worden van nieuwe blogs, volg ons op Twitter!
Heb je een vraag of opmerking naar aanleiding van deze blog? Neem dan gerust contact op!

  
Problem to solution